Am 17. und 18. November 2020 organisierte die OECD unter dem Titel Government After Shock einen globalen Erfahrungsaustausch zu Verwaltungsinnovationen durch die COVID-19 Pandemie. Als Teil dieser globalen Community veranstaltete ein Team der EWC EDELWEISS CONSULTING gemeinsam mit unseren PartnerInnen der slowakischen NGO GlobSec einen online Event. Dabei wurden erfolgreiche Case Studies präsentiert und die TeilnehmerInnen in Zukunftswerkstätten aktiv in die Diskussion eingebunden.*

Das insgesamt siebenköpfige Moderations- und Regieteam arbeitete dabei gemeinsam und gleichzeitig von mehreren Standorten in Österreich und der Slowakei aus, was für alle Beteiligten besondere Konzentration und Fokussierung verlangte. Neben vielen spannenden Erfahrungsberichten der TeilnehmerInnen, die von Australien über Zentraleuropa bis in die USA reichten, ergaben sich für mich dabei auch die folgenden drei Learnings zur digitalen Eventorganisation:

1.) Zeit zur Vorbereitung nehmen und sich kennenlernen
Bei jedem Großevent findet eine Vielzahl von Prozessen im Hintergrund statt, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren. Idealerweise bemerken die TeilnehmerInnen nichts davon. Dazu braucht es aber ein eingespieltes Team, das sich kennt. EWC E DELWEISS CONSULTING und GlobSec begannen daher schon im Frühjahr mit den ersten Vorbereitungen für den gemeinsamen Event. Einerseits richteten wir gemeinsame Kommunikationskanäle ein, die während der Veranstaltung zusätzlich als „Backstage-Bereich“ dienten. Andererseits führte das gemischte Organisationsteam ausgiebige Probeläufe einzelner Sequenzen durch, bei denen beide Organisationen die Arbeitsweise und Organisationskultur der jeweils anderen Organisation kennenlernten. Dadurch stellte unser siebenköpfiges Team, das über mehrere Hundert Kilometer verstreut arbeitete, einen einwandfreien Ablauf für unsere TeilnehmerInnen sicher.

2.) Team up your tools
Der Markt an digitalen Workshop Tools bietet eine breite Palette an Möglichkeiten zur Workshopgestaltung. Dabei hat jedes einzelne Tool seine Stärken und Schwächen. Aus der Organisationsentwicklung wissen wir schon lange: Teams, in denen alle Mitglieder ihre persönlichen Stärken einbringen können, liefern die besten Ergebnisse. Warum also nicht die gleiche Logik bei digitalen Tools anwenden? Bei EWC EDELWEISS CONSULTING verwenden wir bereits seit Jahren eine Vielzahl an digitalen Tools bei unseren Workshops. Daher war auch bei dieser Veranstaltung unser Ziel, einen einladenden Arbeitsprozess für die TeilnehmerInnen, mit viel Platz für die eigenen Perspektiven sowie eine breite Kommunikation der Ergebnisse via Social Media Live-Stream, zu gestalten. Durch die organisationsübergreifende Zusammenarbeit konnten beide Organisationen ihre besonderen Erfahrungen mit digitalen Tools einbringen. Schließlich wurden einerseits mit knapp 50 TeilnehmerInnen in moderierten Kleingruppen innovative Ideen von Sydney bis New York gesammelt und ausgetauscht sowie gleichzeitig eine begleitende Diskussion über Live-Stream einem großen Kreis an Personen zugänglich gemacht.

3.) Sei klar, sei präzise
Die unterschiedlichen Kontexte, in denen sich die Teams von EWC EDELWEISS CONSULTING und GlobSec üblicherweise bewegen, zeigten sich auch in unterschiedlichen Herangehensweisen während der gesamten Zusammenarbeit. Neben dem gegenseitigen Kennenlernen nutzten wir daher auch eine klare und präzise interne Kommunikationspolitik im gemeinsamen Organisationsteam. Nur dadurch ist es uns gelungen, die Schnittstellen zwischen den einzelnen ModeratorInnen von GlobSec und EWC EDELWEISS CONSULTING, sowie den einzelnen Workshoptools, optimal zu gestalten und den TeilnehmerInnen ein spannendes Webinar-Erlebnis zu ermöglichen.

*Die Inhalte des zweitägigen Events finden Sie unter: https://gov-after-shock.oecd-opsi.org/